Beispiel-Datenbanken für WinFiler 2.1

Beliebige Telefonnummer wählen

Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden beim Einrichten der Wähloptionen nur zwei "Datenfelder mit Telefonnummer" zur Auswahl zur Verfügung gestellt. Es kann jedoch vorkommen, daß zu einem Datensatz einmal mehr Telefonnummern gespeichert werden (z. B. verscheidene Ansprechpartner, Handy-Nummern usw.), die bei Bedarf angewählt werden sollen.
Möchten Sie nun eine dieser Nummern wählen lassen, brauchen diese einfach nur in der Formularansicht zu markieren und anschließend die Wahl durchzuführen. (Dies funktioniert auch bei Nummern, die in einem Notizenfeld eingegeben sind.)


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Datenübernahme aus WinFiler 2.0-Dateien

Da WinFiler 2.1 eine andere Datenbankgrundlage verwendet als die alle Vorgängerversionen, ist es notwendig, vorhandene Daten in das neue Format zu konvertieren, bevor Sie die Daten mit WinFiler 2.1 bearbeiten können.
Wenn Sie von WinFiler 2.0 upgraden, führen Sie die folgenden Schritte zur Übernahme Ihrer Daten durch:

  1. Starten Sie WinFiler 2.1 und wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schließen.
  2. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl WinFiler 2.0 Dateien, wählen Sie die WinFiler 2.0-Datei, die Sie übernehmen möchten und betätigen Sie die Schaltfläche "OK".
  3. Geben Sie nun den Namen und das Verzeichnis für die neue WinFiler 2.1-Datei an und betätigen Sie die Schaltfläche "OK".
    Die neue WinFiler 2.1-Datei wird erstellt und die Daten werden importiert.
  4. Wiederholen Sie die Schritte 1.-3. für alle WinFiler 2.0-Dateien, die Sie übernehmen wollen.
Wichtiger Hinweis Wenn Sie WinFiler 2.0 Release [R10] oder älter besitzen, können die Daten nicht importiert werden, da diese ein spezielles Format besitzen. Exportieren Sie diese Dateien im dBase-Format und übernehmen Sie diese dann nach WinFiler 2.1.


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Beim Wechseln der Ansicht Datensatz und/oder Sortierung "mitnehmen"

Um den aktuellen Datensatz einer Ansicht in einer anderen geöffneten Ansicht bzw. Druckvorlage anzeigen zu lassen, betätigen Sie die Funktionstaste F6.

Möchten Sie beim Wechsel in die andere Ansicht außerdem die aktuelle Selektion sowie die Sortierung anzeigen lassen, so betätigen Sie die Tastenkombination UMSCHALT+F6.


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Selektion wechseln und aktualisieren

Für das Arbeiten mit Selektionen wurden Abkürzungstasten eingeführt:

Um in die Selektionsliste zu schalten und eine Selektion auswählen zu können, betätigen Sie die Funktionstaste F5.

Möchten Sie die ausgewählte Tastenkombination aktivieren oder deaktivieren, betätigen Sie die Tastenkombination UMSCHALT+F5.

Wenn Sie die ausgewählte Selektion aktualisieren möchten, betätigen Sie die Tastenkombination STRG+F5.
Handelt es sich hierbei um die Standardselektion, so wird diese geleert.


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Schnelle Eingabe immer gleicher Daten

Bei Datenfeldern, in die immer wiederkehrende Daten schnell und fehlerfrei eingegeben werden sollen, ist die Verwendung von Feldlisten sinnvoll. Aus einer einem Datenfeld zugeordneten Feldliste lassen sich dann Einträge einfach in das Datenfeld hineinkopieren.
Um eine Feldliste zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie im Menü Verwalten den Befehl Feldlisten.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche "Neu".
  3. Geben im Textfeld "Name der Feldliste" einen beschreibenden Namen ein.
  4. Geben Sie im Textfeld "1." den Namen des Feldes ein, mit dem die Feldliste verbunden werden soll.
    Einträge in den Textfeldern "2." bis "5." werden nur dann benötigt, wenn Sie Folgefelder zum Hauptfeld festlegen möchten, die bei Auswahl eines Feldlisteneintrags automatisch ausgefüllt werden sollen.
  5. Geben Sie in den Textfeldern "1." bis evtl. "5." und im Textfeld "Kürzel" (sofern Sie das automatische Ausfüllen von Feldern aufgrund der Eingabe eines Kürzels verwenden möchten) alle Einträge ein, die die Feldliste enthalten soll.
    Um neue Einträge vorzunehmen, wählen Sie die Schaltfläche "Neu".
  6. Wählen Sie die Schaltfläche "Optionen" und legen Sie alle gewünschten Eigenschaften für diese Feldliste fest.
  7. Wählen Sie die Schaltfläche "OK", um die gemachten Eingaben zu speichern.
  8. Öffnen Sie die Formularansicht, in der ein Datenbankfeld mit der erstellten Feldliste verbunden werden soll, im Entwurfsmodus, aktivieren Sie das entsprechende Datenbankfeld und wählen Sie im Menü Objekt den Befehl Eigenschaften. Auf der Karteikarte "Daten" wählen Sie in der Gruppe "Feldliste" die Schaltfläche "Auswählen".
  9. Wählen Sie aus der Liste diejenige Feldliste, die Sie dem Datenbankfeld zuordnen möchten, ordnen Sie evtl. Folgefelder zu und wählen Sie die Schaltfläche "OK", um die gemachten Einstellungen zu speichern.


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Feldlisten aus WinFiler 1.2 übernehmen

Leider werden Feldlisten beim Konvertieren von WinFiler 1.x-Dateien nach WinFiler 2.x nicht automatisch mitübernommen. (Die Übernahme von WinFiler 2.0 nach WinFiler 2.1 geschieht automatisch mit der Übernahme der Daten.) Dennoch ist eine manuelle Übernahme möglich. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die zu übernehmende Feldliste im Windows-Editor.
    Die Feldlisten finden Sie im *.fmt-Verzeichnis der entsprechenden WinFiler 1.2-Datei. Sie haben die Dateinamenserweiterung *.fld.
  2. Fügen Sie als erste Zeile einen Namen für die Feldliste ein, unter dem diese in WinFiler 2.x im Menüpunkt "Verwalten Feldlisten" aufgerufen werden kann.
  3. Geben Sie in der zweiten Zeile entweder die Zahlenkombination 1000000000000000 (1 und 15 x 0), sofern Sie in Ihrer Feldliste ein Kürzel verwenden, oder aber 16 x 0 ein, wenn Sie kein Kürzel verwenden.
  4. Geben im Anschluß an diese Ziffernfolge ein Komma und eine dreistellige Zahl ein, die die Breite der Spalte "Kürzel" in 1/10 mm angibt. (z. B.: 110 für 1,1 cm)
    (Da diese Spalte immer angezeigt wird, ist in jedem Fall eine Zahl anzugeben.)
    Nun folgt für jedes Feld ein Tab-Stop, dann der Spaltenname, gefolgt von einem Komma und einer dreistelligen Zahl, die die Spaltenbreite in 1/10 mm angibt.
    Die zweite Zeile könnte also etwa wie folgt aussehen: 0000000000000000,110 Ort,111 Vorwahl,111
  5. Ab der dritten Zeile folgen die Daten/Einträge.
    Haben Sie bereits unter WinFiler 1.2 in dieser Feldliste ein Kürzel verwendet, so brauchen Sie keine Änderungen vorzunehmen. Haben Sie jedoch bisher kein Kürzel verwendet, dann müssen Sie an den Anfang jeder Zeile einen Tab-Stop einfügen. WinFiler 2.x liest die Daten ab dem ersten Tabulator.
  6. Setzen Sie die Schreibmarke an das Ende der letzten Zeile Ihrer Feldliste und betätigen Sie die ENTER-Taste, um eine Leerzeile einzufügen, da sonst der letzte Eintrag der Feldliste nicht gelesen wird.
  7. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Speichern unter und speichern Sie diese Datei im *.wfu-Verzeichnis der gewünschten WinFiler 2.x-Datei.
    Hierbei ist die Endung *.wfl zu verwenden, der Name (die ersten 8 Zeichen) muß aus Ziffern bestehen, z. B.: 99999901.WFL
    Die erstellte Feldliste steht nun zur Verfügung und muß nur noch mit einem (oder auch mehreren) Datenbankfeldern in den Formularansichten verknüpft werden.


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Feldlisten aus einer Excel-Tabelle erstellen

Um eine Excel-Tabelle in eine WinFiler-Feldliste umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie Ihre Excel-Tabelle, fügen Sie (sofern noch nicht vorhanden) am linken Rand Ihrer Tabelle eine Spalte für Kürzel ein, löschen Sie alle evtl. vorhandenen Leerzeilen und speichern Sie die Tabelle im Format „Text (Tabs getrennt) (*.txt)".
  2. Legen Sie in WinFiler eine Feldliste an, die genauso viele Felder enthält, wie Spalten (abzüglich der Kürzelspalte) in der Excel-Tabelle vorhanden sind und geben Sie einen oder zwei Feldlisteneinträge ein.
  3. Wechsel Sie in den Datei-Manager bzw. den Windows-Explorer und lassen Sie sich das *.wfu-Verzeichnis Ihrer Datei nach Datum sortiert anzeigen.
  4. Öffnen Sie die aktuellste *.wfl-Datei im Verzeichnis sowie die zuvor angelegte *.txt-Datei mit dem Windows-Editor bzw. -Notepad.
    Sie werden feststellen, daß (abgesehen von den Kopfzeilen der WinFiler-Feldliste) die beiden Dateien gleich aufgebaut sind.
  5. Markieren Sie den Inhalt der *.txt-Datei, kopieren Sie ihn mit Hilfe des Befehls Kopieren im Menü Bearbeiten in die Zwischenablage, fügen Sie ihn über Bearbeiten Einfügen am Ende der Feldliste gefolgt von einer Leerzeile ein und speichern Sie die Feldliste.
    Die erstellte Feldliste steht nun zur Verfügung und muß nur noch mit einem (oder auch mehreren) Datenbankfeldern in den Formularansichten verknüpft werden.


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Datensätze in anderen Dateien abgleichen

WinFiler 2.x bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne aktualisierte Datensätze via Datensatzübertragung in anderen WinFiler-Datenbanken abzugleichen bzw. neu aufgenommene in andere WinFiler-Datenbanken einzufügen.
Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie bloß eine entsprechende Datenübergabe für die Übertragung, die Sie mit der Zieldatenbank verknüpfen müssen.

Folgende "Makrobefehle" stehen zur Verfügung:

Makrobefehl Wirkung
$DBSEARCH: X; /={X} sucht in der Zieldatei den Datensatz, der im Feld X denselben Wert hat (hier muß ein eindeutiges Feld wie z. B. die Kundennummer verwendet werden, da ansonsten der zuerst gefundene Datensatz als der richtige angenommen wird)
$DBGETREC: $CURREC öffnet in der Zieldatei den gefundenen Datensatz im Änderungsmodus
$DBSETFLD: Y; {Z} ändert den Inhalt des Feldes Y in der Ziel-Datei in den Inhalt des Wertes Z in der Ausgangsdatei
$DBUPDREC: speichert den aktuellen Datensatz in der Zieldatei
$DBINSREC: speichert einen neu angelegten Datensatz in der Zieldatei

Die Syntax bei der Erstellung des Makros erfolgt immer in der Form:

Eine entsprechende Datenübergabe für die Übertragung könnte also etwa wie folgt aussehen:
(Die kursiven Feldnamen stehen hier beispielhaft und müssen durch die entsprechenden Namen der verwendeten Datenbanken ersetzt werden. Die mit ;*** eingeleiteten Zeilen, dienen der Erklärung, können aber mit kopiert werden, da sie die Funktion des Makros nicht beeinträchtigen.)

$DBSEARCH: KdNr; /={KdNr};
;*** Bereitstellen des gefundenen Datensatzes
$DBGETREC: $CURREC
;*** Inhalte der DB-Felder ändern: Feldname; neuer Wert
$DBSETFLD: letztes_Gespräch; {Gespräch_vom};
$DBSETFLD: Thema_letztes_Gespräch; {Thema};
$DBSETFLD: Notizen; {Gesprächsnotizen};
;*** addiert die neuen Kosten zu den bereits vorhandenen hinzu
$DBSETFLD: offene_Beratungsgebühren; [offene_Beratungsgebühren] + {Beratungskosten};
$DBSETFLD: Wiedervorlage; {vereinbarterTermin};
;*** aktueller Datensatz wird gespeichert
$DBUPDREC:


Möchten Sie in Ihrer Herkunftsdatenbank nicht einen bereit vorhandenen Datensatz aktualisieren, sondern einen neuen hinzufügen, könnte die Datenübergabe für die Übertragung könnte so aussehen:

;*** Inhalte der DB-Felder ändern: Feldname; neuer Wert
$DBSETFLD: Anrede; {Anrede};
$DBSETFLD: Name; {Name};
$DBSETFLD: Telefonnummer; {Telefon};
$DBSETFLD: Wiedervorlage; {vereinbarterTermin};
;*** übertragener Datensatz wird gespeichert
$DBINSREC:


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